Hoe bouw je een broedplaats die werkt? Jaap Schoufour deelt 8 gouden tips

Als Hoofd Bureau Broedplaatsen bij de gemeente Amsterdam weet Jaap Schoufour als geen ander wat er nodig is om een creatieve, duurzame en maatschappelijk relevante broedplaats van de grond te krijgen. Met jarenlange ervaring in het begeleiden van initiatieven in de hoofdstad, biedt hij nu zijn expertise aan . In dit artikel deelt hij acht praktische en inspirerende tips om van een idee een stevig plan te maken.

1. Stel een kerngroep samen

Stel een kerngroep van hooguit vijf mensen samen die echt tijd en moeite willen steken in het waarmaken van een gezamenlijke droom. Namelijk: een creatieve en/of ambachtelijke en/of sociaal maatschappelijke gemeenschap op de Tramkade vestigen waar iedereen blij van wordt. Alleen meepraten is niet genoeg! Het gezamenlijke doel van deze kerngroep is het maken van een plan. De kerngroep moet verschillende kwaliteiten hebben: creatief, maatschappelijk betrokken, zakelijk en financieel.

2. Maak concrete afspraken

Ieder lid van de kerngroep moet afspraken nakomen zoals: ik ben bij alle vergaderingen aanwezig en ben bereid om minstens X uur per week in te zetten om tot het plan te komen. Wat ook helpt is een financieel commitment te vragen van ieder lid. Dit geld geeft de kerngroep vervolgens bijvoorbeeld uit aan externe expertise, het ontwerp van visuals in het plan, vergaderlocaties en catering.

3. Bestudeer de opgave aandachtig

Lees zeer nauwkeurig de opgave en context zoals de gemeente die formuleert voor de Tramkade. Negeer geen voorwaarden die de gemeente stelt, al vind je sommige zelf onzinnig. Bespreek als kerngroep hoe eenieder die documentatie begrijpt en of iedereen daar hetzelfde over denkt. Doe dat tijdig zodat je vragen kunt stellen als dat nog kan. Verklap daarmee niet te veel van je plan, want je concurrenten kunnen alle vragen en antwoorden ook bekijken.

4. Schrijf een goed plan

Op basis van dat wat de gemeente vraagt én je eigen ideeën en uitwerking, schrijf je met de kerngroep het plan. Geef de redactie in handen van één persoon of besteed het uit aan een extern bureau. In essentie komt het veelal neer op het uitdenken van een concept/programma (wat gaat er komen en waarom) en illustreer dit met referenties van elders. Bij dit concept-programma gaat het om de meerwaarde van het plan op drie niveaus:

Stad: wat is de meerwaarde voor Den Bosch?
Omgeving: wat is de meerwaarde voor de Tramkade?
Individueel: wat is de meerwaarde voor iedere deelnemer, bezoeker, etc.?

Atelier van broedplaats WOW in Amsterdam

5. Maak één schetsontwerp

Op basis van het concept-plan kun je één ontwerp schetsen; als nieuwbouw óf als inbouw van een bestaand gebouw. Leg vast wat voor werkruimten je wil: de dimensies (breedte, lengte, hoogte), daglichttoetreding en toegankelijkheid (roldeur, goederenlift, etc). Bedenk ook welke publiekstoegankelijke functies er komen. Ga je de buitenruimte bijvoorbeeld voor stadslandbouw, festivals of iets anders benutten?

6. Maak een inschatting van de investering

Als je schetsontwerp klaar is, maak je op basis daarvan een inschatting van de eenmalige investering die je moet financieren. Daarbij hoort de vraag wie je daarvoor uitzoekt: een bank of bijvoorbeeld een fonds? Je moet er in ieder geval rekening mee houden dat je het geleende bedrag terugbetaalt en rente gaat betalen. Die kosten komen terug in je meerjarige exploitatieopzet.
In die exploitatie som je op waar je inkomsten uit gaat halen. Denk aan vaste huurders, horeca-omzet of bijvoorbeeld zalenverhuur. Ook maak je een overzicht van de structurele kosten, zoals rente en aflossing van je lening, personeel en onderhoud.

7. Bedenk wat voor (woon)werkgemeenschap je wil vormen

Bedenk met de kerngroep wat voor (woon)werkgemeenschap je wil vormen. Krijgt ieder zijn eigen ruimte of ga je ook ruimtes delen? Een gemeenschappelijke ruimte kun je bijvoorbeeld gebruiken voor productie, opslag van materialen, machinegebruik, als hang out of als kantoor.
En hoe organiseer je jezelf: richt je bijvoorbeeld een vereniging, stichting of VOF op? Laat je informeren door een deskundige over wat de eigenschappen zijn van deze entiteiten. Informatie hierover vind je ook op de website van Cultuur+Ondernemen.

8. Zoek strategische partners

Als de gemeente om een schetsontwerp of een meerjaren-exploitatie vraagt, zoek dan iemand die dat kan maken en ga niet zelf dat wiel uitvinden. Dat kost te veel tijd en kan teleurstellingen opleveren. Voor de Tramkade heb je als partner waarschijnlijk een sympathieke ontwikkelaar in vastgoed nodig. Zoek er een die luistert en jullie situatie, ambitie en werkvorm, begrijpt. Houd scherp in de gaten wat je zelf niet kunt en kijk of die partner dat juist wel kan inbrengen. Vraag naar referenties en naar projecten die zo’n partij al heeft gedaan. Bevraag degenen die toen met deze partij hebben gewerkt naar hun ervaringen in die samenwerking. Wijs maximaal drie mensen aan die de onderhandelingsgesprekken voeren met die ontwikkelaar. Zij verantwoorden zich aan de groep en luisteren naar de groep.

Jaap Schoufour